我們在討論備份和歸檔之間的區(qū)別之前，或許應該首先介紹一下普遍認可的有關“備份”和“歸檔”的定義。
備份：備份是指數(shù)據副本，萬一原始數(shù)據丟失或者損壞且無法修復，副本就可用于恢復原始數(shù)據。備份用于保護正在使用的數(shù)據。

歸檔：歸檔是指一份或一組數(shù)據記錄，專門用于長期保留并供將來參考。歸檔用于保護較少使用的數(shù)據。

兩者之間的一個區(qū)別值得注意：備份是數(shù)據副本，而歸檔是原始數(shù)據從初始站點移除后，發(fā)送到其它站點，用作長期保留。

通常，人們在配置備份軟件時，都希望備份軟件能同時發(fā)揮以上兩種作用。數(shù)據備份時間表一般包括：每天的增量備份保留七天，每周的完全備份保留一個月，每月的完全備份保留一年，最后，一年的完全備份保留七年。一年的完全備份也稱為七年歸檔。這份時間表存在一個問題：很難從整個備份中挑選出需要長期保留的特定文件，因此用戶在使用這種方法時，最終不得不將整個備份都打包為大型的“歸檔”。一些郵件程序允許你從用戶郵箱創(chuàng)建所謂的歸檔，但是歸檔最終都會成為大型文件（例如，Exchange的PST文件）。此時，檢索歸檔記錄就變得相當麻煩。

備份副本的生命周期

通常，當我們擁有大量即時副本時，可能就不再需要文件的某個備份副本；此時我們會刪除最早的副本，或者只是備份部分文件。我們會自動完成這一步。同樣，通過備份副本恢復文件時，我們十分清楚需要查找哪些內容，可能會選擇即時副本或根據日期選擇副本。

如果采用長期備份替代歸檔，事情將會變得更加復雜。歸檔并非用于滿足遺留或管制的法規(guī)遵從需求，而是通過轉移使用頻率較低但又必須保留的數(shù)據，釋放主磁盤（生產磁盤）的存儲空間。我們曾在上文中舉例將整個備份保留七年，這種存儲使用方法并不合算。備份只是復制數(shù)據，原始文件仍然保留在原地，因此并不能釋放磁盤空間。另外，備份創(chuàng)建了數(shù)據副本，也就是說，我們使用的存儲空間是原來的兩倍，除非在備份以后手動刪除文件。而這又增加了數(shù)據管理開銷。

而且，由于備份按序存放（例如，按完全備份和增量備份存放），就可以從序列中挑選出完全備份，從而找到所需的即時而完整的文件副本。如果沒有之前的完全備份和增量備份，第三天的增量備份序列就毫無價值。

歸檔

歸檔軟件和備份軟件的其中一項區(qū)別在于分類和搜索功能。歸檔內容的元數(shù)據存儲在數(shù)據庫中，可以根據用戶提供的標準加以檢索。一些備份軟件具有基本的歸檔功能，可以將文件獨立或按組歸檔，保留時不受備份限制。可以根據文件種類、日期、所有權及其它搜索標準命名或標記歸檔內容，只要使用合理，就能簡化將來的搜索過程。

但是，如果公司會形成并需要處理大量歸檔，如電子郵件和圖像數(shù)據等，那么僅僅創(chuàng)建簡單的搜索標簽并不足夠；還需要擁有更加高級的歸檔解決方案，具備基于內容和所有權的搜索功能。想象一下，如果你需要查找五年前的病人記錄或者法庭判例抄本，就可以利用備份軟件的搜索向導。

歸檔還存在一個備份軟件無法解決的問題：以往的歸檔數(shù)據是靜態(tài)的，而訪問這些數(shù)據的技術卻是動態(tài)的。雖然軟件供應商盡量與一些應用程序保持向后兼容性，但數(shù)據終究會變得陳舊，總有一天，最新版本的應用程序將無法很容易或有效地訪問數(shù)據。一些先進的歸檔解決方案集成了轉換功能，這樣，將來就可以利用更常見的格式訪問某些數(shù)據。例如，將來即使沒有創(chuàng)建PDF轉換報告的應用程序，也能訪問這些報告。歸檔文件通常保持“原狀”，不會改變。

因此，歸檔并不是用于長期保存的備份副本。我們認為這種做法并不合適——利用備份軟件產生大量歸檔，而這些歸檔今后仍需檢索。